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集美大学毕业生档案转递管理办法

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发布时间:2017-10-30

为进一步提高毕业生档案转递工作的规范化、科学化水平,确保毕业生档案转递的安全、快捷和高效,根据教育部办公厅、人力资源和社会保障部办公厅、国家邮政局办公室《关于高校毕业生档案转递有关事项的通知》和福建省机要局《关于规范机要通信渠道寄递学生档案的告知函》有关规定,修订本办法。

第一条 适用范围

本校普通高等教育毕业生档案的转递。

第二条 归档的材料

1.入学前档案;2.学生登记表;3.学生学习成绩单;4.学生学籍变动文件; 5.在校期间受各类表彰、奖励的材料;6.在校期间受警告及以上处分的决定;7.党(团)组织材料;8.毕业生体检表;9.毕业生登记表;10.毕业生就业通知书(报到证白联单);11.师范类专业毕业生综合测评积分情况表;12.其它需要归档的材料。

第三条 归档材料的要求

1.认真审查归档材料的内容,要求准确、清楚,并注明材料形成的时间。

2.属于组织鉴定、政治问题结论或处分的材料,必须单位盖章和本人签字。

3.归档材料必须统一使用黑色水笔书写,不得用复印件存档。

4.归档材料形成之后,应立即整理归档。

5.凡属已归档待寄材料,任何人不得擅自剔除。

第四条 档案交寄的准备

毕业生派遣方案审核通过后,已就业毕业生的档案按就业协议书、就业报到证上所规定的单位和地址填写寄发;未就业毕业生的档案,一律按生源所在地高校毕业生就业主管部门的有关规定寄发。档案交寄须注意以下事项:

1.填写《集美大学学生档案交寄单》(附件1)。通过邮政EMS标准快递邮寄的档案,按附件1表内所列内容完整填写电子文档,核对无误后打印表单,一式两份并盖章,与中国邮政厦门速递物流公司(EMS)完成邮寄的交接手续。

2.填写《机要文件交寄单》(附件2)。通过邮政机要通信邮寄的档案,按附件2表内所列内容填写交寄单。邮寄时按规定携带机要局签出的集美大学“机要通信寄递证”原件和单位介绍信,前往厦门机要局邮寄档案。

3.学生档案封装要求。每件档案袋封口处贴“集美大学学生档案专用封条“,并在档案袋两端的封口处加盖骑缝章。每件档案袋只封装一位学生的档案,不能合装或混装。

4.填写交接表单要求

(1)收件单位、地址名称要与档案外袋上的一致;(2)不符合毕业生档案寄递范围的有:乡(镇)、中学、派出所、信箱、车间、工地、街道办事处、门诊部等;

5.对涉密的毕业生档案,应通过邮政机要通信或派专人转递。

第五条 档案的邮寄和送交

毕业生档案批量邮寄前,由校学生就业指导中心与接收档案邮寄部门协商好转递相关事项,学院按审核通过的派遣方案和报到证规范填写交寄单,与接收邮寄单位做好交接手续。零星档案学院可根据实际情况自行安排邮寄。档案送交时双方要做好相关交接手续工作。

第六条 档案寄送的后续工作

1.档案邮寄工作结束后,各学院及时将毕业生档案去向情况按附件3的样表格式导入校学生就业指导心网站的档案查询系统。导入途径:校学生就业指导中心网站主页→档案查询→管理员入口→输入学院的管理号和密码→导入数据。

2.学院负责做好学生档案交寄签收单原件的保管工作(永久保存),该材料将作为学生档案查询的依据,同时也将作为学校对学院就业工作检查评估的重要内容之一。

3.因工作人员管理和交接手续不完善而造成毕业生档案丢失的,将依照相关规定追究责任。

第七条 本办法自发布之日起实施,原《集美大学毕业生档案转递暂行办法》(集大学〔2006〕48号)废止。本办法由学生就业指导中心负责解释。

附件:1.毕业生档案交寄单(通过中国邮政速递EMS公

司邮寄的填写)

2.机要档案交接单(通过邮政机要通信邮寄的填写)

3.毕业生档案查询信息导入格式表(导入就业中心网

站“档案查询”系统)


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